Privacybeleid

VLW Cleaning, Heynsbergen 20, 2490 Balen, België (ondernemingsnummer 1016.598.897, btw BE 1016.598.897), is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die we verzamelen wanneer je een afspraak bij ons maakt.

Vragen over je gegevens? Mail naar vlw_cleaning@hotmail.com.

Wanneer je een afspraak aanvraagt via de website, of een afspraak met ons maakt via telefoon, WhatsApp of Instagram, noteren we:

• je naam, telefoonnummer en e-mailadres
• het gekozen pakket/dienst, de gewenste datum en het gewenste tijdstip
• je voertuig (merk/model), indien opgegeven
• bij een afspraak op locatie: je adres
• eventuele wensen of opmerkingen die je zelf toevoegt
• bij een vraag om advies: de foto's die je zelf meestuurt (enkel zichtbaar voor ons, en samen met je aanvraag verwijderd)

Bij een afspraak noteren we intern ook wie van ons de afspraak uitvoert, de afgesproken prijs en eventuele praktische notities.

Je naam, telefoonnummer en e-mailadres zijn nodig om je aanvraag te kunnen behandelen; zonder die gegevens kunnen we geen afspraak met je maken. De andere velden zijn vrijblijvend.

Wanneer je de website bezoekt, worden ook technische gegevens verwerkt, zoals je IP-adres, het tijdstip en de opgevraagde pagina. Die zijn nodig om de website te laten werken en te beveiligen.

We gebruiken je gegevens uitsluitend om:

• je afspraakaanvraag te verwerken en te bevestigen;
• je een mail te sturen wanneer je afspraak bevestigd, verplaatst of geannuleerd wordt;
• je te contacteren bij vragen over je aanvraag, bv. om samen een concreet tijdstip vast te leggen.

De rechtsgrond hiervoor is de uitvoering van (de precontractuele stappen naar) de overeenkomst die ontstaat zodra je een afspraak aanvraagt (art. 6.1.b AVG/GDPR).

Daarnaast verwerken we technische gegevens om de website en het aanvraagformulier te beveiligen tegen misbruik en spam (bot-detectie, een limiet op het aantal aanvragen, technische logbestanden). De rechtsgrond daarvoor is ons gerechtvaardigd belang bij een veilige website (art. 6.1.f AVG/GDPR).

We gebruiken je gegevens niet voor marketing of nieuwsbrieven, verkopen ze nooit door aan derden, en nemen geen beslissingen over jou die enkel op geautomatiseerde verwerking steunen.

We werken samen met externe dienstverleners die je gegevens namens ons verwerken, uitsluitend om je aanvraag te laten verlopen:

• Resend — verstuurt de mails over je afspraak naar jou en de meldingsmail naar VLW Cleaning zodra je een aanvraag indient;
• Hostinger — host deze website en de database waarin je aanvraag wordt bewaard;
• Cloudflare — controleert via Turnstile of je aanvraag door een mens en niet door een geautomatiseerd script wordt ingediend, en ontvangt daarvoor je IP-adres.

Met elk van hen gelden afspraken over de verwerking van persoonsgegevens (een verwerkersovereenkomst). We delen je gegevens nooit voor commerciële doeleinden met derden.

Resend en Cloudflare zijn Amerikaanse bedrijven. Daardoor kunnen je gegevens buiten de Europese Unie verwerkt worden. Dat gebeurt enkel met de waarborgen die de GDPR voorschrijft: het EU-VS Data Privacy Framework en/of de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.

We bewaren aanvraaggegevens gedurende 24 maanden na je aanvraag — zo kunnen we je bij een vraag over een eerdere afspraak nog verder helpen. Nadien worden ze verwijderd.

Foto's die je meestuurt, worden samen met je aanvraag verwijderd. Technische logbestanden van de website worden bewaard volgens de termijnen van onze hostingpartner Hostinger en enkel gebruikt voor beveiliging en het oplossen van fouten.

We gebruiken geen analytics-, reclame- of trackingcookies. Deze website bewaart enkel wat nodig is om ze te laten werken:

• vlw_beheer — een inlogcookie, enkel voor het team van VLW Cleaning in de beheeromgeving. Bezoekers krijgen dit cookie niet. Bewaard tot 7 dagen of tot je uitlogt.
• Cloudflare Turnstile — op het afspraakformulier, om te controleren dat je geen robot bent. Cloudflare kan daarvoor technisch noodzakelijke gegevens in je browser bewaren.
• vlw-intro-v2 — een notitie in je browser (geen cookie) dat je de logo-animatie al zag, zodat ze niet bij elke pagina opnieuw speelt. Verdwijnt zodra je het tabblad sluit.

Omdat dit allemaal strikt noodzakelijk is, vragen we hiervoor geen toestemming. Je kan cookies altijd wissen of blokkeren in de instellingen van je browser; het afspraakformulier en de beheeromgeving werken dan mogelijk niet meer.

Je hebt op elk moment het recht om:

• je gegevens in te kijken;
• foutieve gegevens te laten verbeteren;
• je gegevens te laten verwijderen;
• de verwerking ervan te laten beperken;
• je gegevens in een gangbaar formaat te krijgen of te laten overdragen;
• je te verzetten tegen de verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang.

Mail hiervoor naar vlw_cleaning@hotmail.com. We reageren zo snel mogelijk, en uiterlijk binnen één maand.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, dan kan je een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (gegevensbeschermingsautoriteit.be, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel).

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen — onder meer een wachtwoordbeschermde beheeromgeving, snelheidsbeperking en bot-detectie op ons aanvraagformulier, en beperkte toegang tot aanvraaggegevens.